Politique de confidentialité ⋆ Financière des professionnels

Politique de Financière des professionnels inc. en matière de protection des renseignements personnels

Notre politique

Financière des professionnels inc. (« Financière des professionnels ») s’est engagée à protéger les renseignements personnels et le droit à la vie privée de ses clients. La présente politique explique les pratiques de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels à l’égard de nos clients, ainsi que les mesures adoptées pour nous assurer qu’ils sont traités adéquatement et confidentiellement.

Financière des professionnels se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Loi »). Notre chef de la conformité a la responsabilité de veiller au respect de cette loi.

Sociétés de Financière des professionnels

Financière des professionnels – Gestion privée et Financière des professionnels – Fonds d’investissement sont deux entités qui sont la propriété exclusive de Financière des professionnels. Afin de vous permettre de bénéficier de la gamme complète de nos produits et services, et dans la mesure autorisée par la Loi, ces deux entités peuvent à l’occasion et avec votre consentement, échanger des renseignements leur permettant de mieux comprendre vos besoins pour être en mesure de vous proposer des produits et services financiers susceptibles de vous intéresser. Financière des professionnels – Gestion privée et Financière des professionnels – Fonds d’investissement ne pourront pas communiquer ces renseignements personnels à d’autres tiers, à moins d’obtenir votre consentement, ou encore si la Loi le permet expressément.

Définition

Les « renseignements personnels » signifient tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Entre autres, les renseignements suivants qui sont joints à votre nom sont personnels : votre numéro d’assurance sociale, votre profession, votre état civil, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse de courrier électronique, votre numéro de télécopieur ou autre renseignement pouvant servir à communiquer avec vous, ainsi que les renseignements de nature financière vous concernant ou concernant votre conjoint.

Nos dix principes de confidentialité sont :

1. Responsabilité

Tous nos employés sont tenus de protéger la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès et doivent signer au moment de leur embauche un engagement qui interdit la communication de renseignements concernant les clients à des personnes non autorisées. Nous nous assurons également que ceux-ci sont régulièrement avisés des changements apportés à la Loi ainsi qu’à nos procédures concernant la protection des renseignements personnels.

Notre chef de la conformité est membre de l’équipe de direction et a pour tâche d’assurer et de superviser la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui a trait aux politiques, à la résolution des différends, à la formation et à la communication. Il doit également faire un compte rendu à l’égard de sujets liés à la confidentialité des renseignements personnels à nos conseils d’administration et à notre haute direction pour l’ensemble de la Financière.

2. Détermination des fins de la collecte

En devenant client de Financière des professionnels, nous vous demandons des renseignements personnels pour diverses fins, dont :

établir votre identité
prévenir ou détecter les fraudes
vérifier si un produit ou service vous convient
comprendre vos besoins en matière de services financiers
établir votre admissibilité à nos produits ou services en vue de vous les offrir
collaborer avec les organismes de réglementation
satisfaire aux exigences de la législation fédérale ou provinciale.

3. Consentement

Financière des professionnels a l’obligation d’obtenir votre consentement avant de procéder à la collecte auprès de tiers de renseignements personnels vous concernant, à moins d’une exemption prévue par la Loi. Vous attestez que vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels lors de l’ouverture de votre compte.

Cependant, Financière des professionnels n’a pas l’obligation d’obtenir votre consentement avant de communiquer à des tiers des renseignements personnels qui sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution de certains services que nous vous offrons.

Ainsi, à des fins réglementaires, les organismes d’autoréglementation dont l’Organisme canadien de réglementation du commerce des valeurs mobilières, Bourse de Montréal inc. ainsi que le Fonds canadien de protection des épargnants (collectivement, les « OAR ») exigent l’accès à des renseignements personnels d’actuels et d’anciens clients, employés, mandataires, administrateurs, dirigeants, associés et autres personnes, lesquels renseignements personnels ont été collectés ou utilisés par les personnes réglementées. Les OAR collectent, utilisent ou communiquent ces renseignements personnels obtenus auprès de personnes réglementées à des fins réglementaires, notamment :

la surveillance des activités de négociation
l’examen des ventes, de la conformité financière et du pupitre de négociation ainsi que d’autres vérifications réglementaires
les enquêtes à l’égard de violations possibles des règlements et de la législation
les bases de données réglementaires
les procédures disciplinaires ou en matière d’application
les déclarations aux autorités de réglementation en valeurs mobilières, et
le partage de renseignements avec des autorités de réglementation des valeurs mobilières, des marchés réglementés, d’autres organismes d’autoréglementation et des instances d’application de la Loi dans tout territoire dans le cadre de l’une des activités précédentes.

4. Limites applicables à la collecte

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à l’objet du dossier dans la mesure où la Loi le permet. Par exemple, nous collectons des renseignements personnels sur vous dans le cadre de l’ouverture ou l’administration de votre compte. Il s’agit, pour la plupart, de renseignements que vous avez fournis lorsque vous avez rempli la documentation pertinente requise pour l’ouverture ou le maintien de votre compte chez Financière des professionnels – Gestion privée ou Financière des professionnels – Fonds d’investissement.

5. Restrictions sur l'utilisation, la divulgation et la conservation

Financière des professionnels n’utilise ou ne communique vos renseignements personnels que pour les raisons de leur collecte. En aucun cas, nous ne vendons ou ne donnons des listes de nos clients à d’autres entreprises pour leur propre usage.

Financière des professionnels observe la législation et la réglementation du secteur des valeurs mobilières qui régissent la période durant laquelle nous gardons vos renseignements personnels. Ils seront gardés aussi longtemps qu’aux fins projetées ou lorsque requis légalement.

6. Exactitude

Nous nous engageons à maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels et veillons à ce qu’ils soient complets et à jour. Si vous trouvez des erreurs dans nos données ou si les renseignements qui vous concernent sont modifiés, vous devez nous en aviser immédiatement pour que nous apportions les changements nécessaires. Vous n’avez qu’à communiquer avec nous au 514 350-5050 ou au 1 888 377-7337, ou par écrit au 2, Complexe Desjardins, Tour de l’Est, 31^e étage, C.P. 1116, Montréal (Québec) H5B 1C2. Nous donnerons suite à vos instructions dans les plus brefs délais.

7. Mesures de sécurité

Financière des professionnels applique des mesures de sécurité très strictes pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, peu importe le format dans lequel nous les détenons.

Les mesures de sécurité physiques et matérielles comprennent :

des bureaux à accès contrôlé et des classeurs verrouillés
la restriction de l’accès à vos renseignements personnels à un groupe sélectionné de personnes
des obligations contractuelles avec les tierces parties qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels, les obligeant à protéger la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels.

Les mesures de sécurité informatiques et techniques comprennent :

l’utilisation de mots de passe, de NIP et de pare-feux
un accès restreint à nos salles de traitement et de stockage des données
le chiffrement des données transmises électroniquement
l’utilisation d’un protocole de liaisons sécurisées (protocole SSL)
un examen régulier de nos pratiques en matière de sécurité
une mise à niveau régulière de notre dispositif technologique pour protéger la confidentialité et l’intégrité des renseignements vous concernant
l’utilisation de témoins de session comme moyen de sécurité supplémentaire qui ne stockent des données que pour la période durant laquelle vous êtes branché à notre site Internet (à noter que ces témoins ne peuvent pas accéder aux fichiers ni aux données de votre ordinateur). Si vous craignez de régler votre navigateur pour accepter les témoins alors que vous naviguez dans d’autres sites Internet, nous vous recommandons d’ajouter www.fprofessionnels.com à la liste des sites fiables de votre navigateur
la prévention de la fraude par courriel : nous n’envoyons jamais de messages par courriel pour vous demander de nous fournir des renseignements confidentiels tels votre mot de passe ou votre numéro de compte. Si vous recevez de telles demandes par courriel, veuillez ne pas suivre les directives figurant dans ces courriels prétendument émis par des banques canadiennes, car vous pourriez compromettre la sécurité de vos renseignements en cliquant sur les liens menant à de faux sites Internet.

8. Transparence

Notre politique de confidentialité est accessible en tout temps sur notre site Internet à l’adresse www.fprofessionnels.com, ou sur demande auprès de notre chef de la conformité.

9. Accessibilité

Sur demande, nous vous donnerons accès aux renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers. Vous pouvez aussi demander comment ces renseignements sont utilisés et vous assurer que ceux-ci sont exacts et complets, et les mettre à jour au besoin, dans la mesure où la Loi le permet.

10. Questions en matière de confidentialité

Nous sommes déterminés à faire respecter notre politique de confidentialité en matière de protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels, ou sur la manière dont nous appliquons notre politique, n’hésitez pas à communiquer avec nous au 514 350-5050 ou au 1 888 377-7337.

Retrait du consentement

Sous réserve de toute prescription juridique ou contractuelle, vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels vous concernant en tout temps par l’envoi d’un avis écrit à Financière des professionnels au 2, Complexe Desjardins, Tour de l’Est, 31^e étage, C.P. 1116, Montréal (Québec) H5B 1C2.

Vous ne pouvez cependant pas refuser de consentir à ce que nous recueillions, utilisions et divulguions des renseignements requis par des tiers fournisseurs de services dont la contribution est essentielle à la prestation des services ou par des organismes gouvernementaux et de réglementation, y compris les organismes d’autoréglementation.

Mise à jour de la politique

Toute modification de notre politique concernant la protection des renseignements personnels sera incorporée sans délai à la présente politique. Nous nous réservons le droit d’ajouter de nouvelles dispositions à cette politique et de la modifier ou d’en éliminer des éléments si nous jugeons approprié de le faire.